Qu’est-ce qu’un marché public ?
Un marché public est un contrat conclu entre une entité publique (comme l’État, les collectivités territoriales ou les établissements publics) et un prestataire privé ou public pour répondre à un besoin en matière de travaux, de services ou de fournitures. Ces contrats sont régis par un cadre juridique strict afin d’assurer la transparence, la concurrence et la meilleure utilisation des fonds publics. Les marchés publics sont soumis à des règles spécifiques de passation, comme la mise en concurrence par des appels d’offres, des procédures adaptées ou négociées, selon leur montant et leur nature.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un procédé technologique permettant de signer un document numérique de manière sécurisée et légale. Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite si elle possède certaines caractéristiques (signature qualifiée), comme celles définies par le règlement européen eIDAS. La signature électronique garantit l’authenticité du signataire, l’intégrité du document (en s’assurant qu’il n’a pas été modifié après signature) et la non-répudiation, c’est-à-dire que le signataire ne peut pas nier avoir signé.
| Bon à savoir :
Le délai de rétractation pour une signature électronique de marché public n’existe pas de manière spécifique : contrairement aux contrats entre particuliers et entreprises, les marchés publics ne sont généralement pas soumis à un droit de rétractation. |
La dématérialisation des échanges est-elle obligatoire pour un marché public ?
Les marchés publics d’un montant égal ou supérieur à 25 000 € HT doivent être gérés via des procédures électroniques. Pour les marchés d’un montant inférieur à 25 000 € HT, la dématérialisation des échanges et la signature électronique en ligne ne sont pas obligatoires.
Ainsi, pour les contrats éligibles, les documents suivants doivent être échangés de manière dématérialisée :
- Documents de consultation : incluent toutes les informations et directives nécessaires pour les candidats.
- Candidatures et offres : toutes les propositions soumises par les candidats, à l’exception des maquettes, modèles réduits, prototypes et échantillons qui ne peuvent être dématérialisés.
- Communications avec les acheteurs : cela inclut les questions, demandes d’informations ou de compléments, ainsi que les discussions durant les phases de négociation.
- Notifications des décisions : cela concerne les notifications de rejet ou d’acceptation des offres.
| Bon à savoir :
L’arrêté du 12 avril 2018 stipule que 2 types de signatures électroniques sont autorisés dans le cadre des appels d’offres publics :
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Pourquoi utiliser la signature électronique dans les marchés publics ?
Gain de temps et simplification des processus
La signature électronique dans un marché public permet de considérablement réduire les délais de traitement des documents. Traditionnellement, la soumission des offres et la validation des contrats impliquent plusieurs étapes chronophages : la préparation des documents papier, les déplacements pour signer et envoyer les dossiers, ainsi que l’attente de leur réception et traitement par l’administration. D’ailleurs, une étude menée par PwC a montré que l’adoption de la signature électronique permet de réduire les délais administratifs de traitement des documents dans les marchés publics de 90 %.
Grâce à la signature électronique, tout ce processus est dématérialisé : c’est l’avantage de la transformation digitale. Les entreprises peuvent signer leurs offres et soumissions directement en ligne, sans avoir à imprimer ni à se déplacer. L’administration peut, de son côté, traiter les dossiers plus rapidement, car les documents arrivent immédiatement après leur envoi. Cette automatisation réduit les erreurs humaines et accélère la validation des contrats: l’ensemble de la chaîne devient plus fluide et réactive.
Réduction des coûts administratifs
L’intégration de la signature électronique dans un marché public permet également une réduction significative des coûts liés à la réponse aux appels d’offres. La suppression du papier et des frais d’envois postaux engendre des économies directes pour les entreprises, tout en contribuant à une approche plus respectueuse de l’environnement. Selon une étude de Forrester Research, la dématérialisation des marchés publics permet aux administrations de réduire de 40 % les coûts liés à l’impression, à l’envoi et au stockage des documents papier.
En outre, l’élimination de l’archivage physique des documents constitue une autre source de gain financier. Avec la signature électronique, tous les documents sont conservés numériquement dans des espaces sécurisés, ce qui diminue les besoins de stockage matériel et les coûts de gestion des archives physiques. Les documents sont facilement accessibles et peuvent être consultés à tout moment, ce qui réduit ainsi le temps et les ressources nécessaires pour gérer la documentation.
Sécurisation et traçabilité des échanges
L’un des enjeux majeurs dans les marchés publics est la sécurité et l’intégrité des documents échangés. La signature électronique apporte des garanties solides en matière de sécurisation des transactions. En effet, elle permet de vérifier l’authenticité du signataire et d’assurer l’intégrité des documents : cela garantit qu’aucune modification n’a été apportée après la signature.
La signature électronique d’un document est sur une empreinte numérique unique permettant de garantir son intégrité. Associé à la vérification d’identité du signataire, cela permet de garantir la confiance entre les parties et réduit les risques de fraude ou de falsification dans les procédures des marchés publics.
| Bon à savoir :
Une signature électronique, doit être conforme à la réglementations européenne eIDAS qui encadre son utilisation et lui confère une valeur juridique équivalente à celle d’une signature manuscrite (signature qualifiée) |
Certigna, votre solution de signature électronique
Certigna, votre solution de signature électronique pour les marchés publics, garantit une gestion fluide, sécurisée et conforme aux exigences légales. Certifiée eIDAS, la solution offre une authentification fiable des signataires et une protection renforcée des documents. En optant pour Certigna, vous assurez la dématérialisation complète des procédures, de la soumission des candidatures à la notification des décisions, tout en respectant les obligations de traçabilité et d’intégrité des données. Que vous gériez des marchés supérieurs ou inférieurs à 25 000 € HT, Certigna optimise vos processus, réduit les coûts administratifs et garantit la conformité de vos échanges.
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