Les enjeux de la digitalisation pour la profession notariale
Actuellement, 85 % des études notariales sont équipées de systèmes de visioconférence, et elles organisent 600 000 rendez-vous annuels en visioconférence avec leurs clients. Cette évolution a été accélérée par la pandémie de COVID-19. La crise sanitaire a eu un impact considérable sur les études notariales, notamment pendant les confinements où de nombreuses activités ont été paralysées.
Malgré une digitalisation des notaires entamée il y a quelques années (avec notamment l’adoption de tablettes pour la signature électronique d’actes authentiques), la transition numérique reste un défi majeur dans ce secteur fortement réglementé. La signature électronique en ligne (bien que sous-utilisée) représente une opportunité précieuse pour les notaires. La pandémie a accéléré des tendances de fond déjà présentes dans le secteur des services, favorisant ainsi l’exercice à distance des professions juridiques.
La digitalisation des notaires offre de nombreux avantages pour les notaires et leurs clients, comme la conservation optimale des actes, une consultation et une mise à disposition accélérée des documents, une efficacité et mobilité accrues, ainsi qu’une contribution positive au développement durable grâce à la dématérialisation.
Les avantages concrets de la digitalisation pour un notaire
Gain de temps
Les processus automatisés réduisent considérablement le temps nécessaire pour préparer et traiter les actes notariés. Par exemple, les tâches répétitives comme la saisie de données et la vérification de documents peuvent être automatisées : les notaires peuvent ainsi se concentrer sur des aspects plus complexes de leur travail. Cette efficience accrue leur permet de gérer un plus grand volume de dossiers sans compromettre la qualité du service.
Sécurité renforcée
La digitalisation des notaires renforce la sécurité des documents juridiques. Les actes numériques sont stockés sur des plateformes sécurisées avec des protocoles de cryptage avancés, ce qui réduit considérablement les risques de perte, de vol ou de fraude. De plus, la traçabilité des modifications apportées aux documents est améliorée. Profitez ainsi d’une meilleure gestion des versions et d’un contrôle accru des accès.
Accessibilité améliorée
La digitalisation des notaires offre également une accessibilité sans précédent aux clients. Ces derniers peuvent consulter l’état d’avancement de leurs dossiers en ligne à tout moment et de n’importe où, grâce à des portails clients sécurisés. On observe ainsi une plus grande transparence et une communication plus fluide entre le notaire et ses clients, pour une confiance améliorée et plus de satisfaction client.
La digitalisation des actes notariés
La digitalisation du notariat a débuté avec l’introduction de l’acte authentique électronique (AAE) par la loi du 13 mars 2000, codifié à l’article 1369 du Code civil. L’AAE permet aux notaires de rédiger, conserver et signer des actes notariés de manière dématérialisée, tout en respectant des règles strictes. Chaque notaire utilise une clé individuelle, la « clé Réal », pour authentifier les actes grâce à sa signature électronique et son sceau.
Depuis cette première étape, la profession notariale a continué à évoluer avec la digitalisation des notaires pour répondre aux nouveaux besoins. Le décret du 20 novembre 2020 a introduit la procuration notariée à distance, qui permet aux clients de donner procuration sans se rendre physiquement chez le notaire, ce qui est particulièrement avantageux pour ceux résidant à l’étranger.
En outre, l’introduction de la visioconférence a permis de tenir des réunions à distance entre notaires (ou entre notaires et clients) pour la signature d’actes authentiques électroniques à distance (AAED).
| Bon à savoir :
Lors de la signature à distance d’un acte notarié, le délai de rétractation en signature électronique est identique à celui d’une signature manuscrite. Pour les actes concernés, comme la vente immobilière, ce délai est généralement de 10 jours à compter de la notification de l’acte au signataire. |
La signature électronique : un outil indispensable pour les notaires
Par définition, la signature électronique est encadrée par le règlement européen eIDAS (Electronic Identification and Trust Services), qui lui confère une valeur juridique équivalente à celle d’une signature manuscrite. Ce règlement définit 3 niveaux de signatures électroniques, chacun offrant un degré de sécurité différent : signature électronique simple, signature électronique avancée et signature électronique qualifiée.
Pour la digitalisation des notaires, l’utilisation de la signature électronique avancée ou qualifiée est essentielle pour garantir que les actes signés à distance sont conformes aux normes légales les plus strictes. Ces signatures sont dotées de mécanismes de cryptage avancés qui protègent l’intégrité des documents et assurent que toute modification ultérieure est détectable. En plus de cela, les signatures qualifiées nécessitent une vérification stricte de l’identité du signataire, ce qui est crucial pour les transactions légales sensibles.
L’adoption de la signature électronique dans les études notariales ne se limite pas à un simple gain de temps. Elle permet aussi de répondre aux attentes des clients en matière de flexibilité et de modernité, tout en assurant une protection juridique maximale. En facilitant la signature d’actes à distance, faire une signature électronique permet aux notaires de continuer à offrir un service de qualité.
Intégrer la signature électronique dans les pratiques notariales avec Certigna
Pour moderniser leurs pratiques et répondre aux attentes d’un marché en évolution, les études notariales intègrent la signature électronique dans leurs processus quotidiens. Certigna offre une solution de signature électronique qui simplifie cette transition, mais assure également la conformité avec le règlement eIDAS. Dans le cadre de la digitalisation des notaires, cela vous permet de garantir la valeur juridique des actes notariés signés électroniquement.
Avec des fonctionnalités avancées intégrées au Portail de Signature et la capacité de fournir tous les niveaux de signature (simple, avancé, qualifié), Certigna permet aux notaires de réduire les délais de traitement des actes tout en améliorant la sécurité et la satisfaction client. La digitalisation avec Certigna devient ainsi un impératif stratégique pour les notaires du futur, pour profiter de tous les avantages de la transformation digitale !
