Cachet et signature électronique : quelles différences et avantages ?

Qu’est-ce que le cachet électronique ?

Le cachet électronique, c’est la signature digitale des entreprises. Il certifie qu’un document provient bien de l’organisation qui l’a émis et qu’il n’a pas été modifié. Contrairement à la signature électronique, il n’authentifie pas une personne, mais valide l’identité de la société.  

Le cachet électronique vient donc protéger vos factures, contrats ou rapports en assurant qu’ils n’ont pas été altérés. Il ajoute une couche de confiance à chaque échange, tout en répondant aux normes légales. Voici quelques exemples concrets pour mieux comprendre : 

• Factures numériques : sécurisez vos transactions avec des clients et partenaires.  
• Contrats d’entreprise : montrez que vos accords sont fiables et inaltérables.  

Rapports officiels : gagnez en crédibilité avec des documents infalsifiables.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Une solution de signature électronique permet de signer des documents en ligne avec la même valeur légale qu’une signature manuscrite (norme comme eIDAS). Elle associe un signataire à un document grâce à des technologies de cryptographie. Contrairement à une simple image de signature, elle garantit que le document n’a pas été modifié après signature et que l’identité du signataire est vérifiée.

Il existe 3 niveaux de signature du règlement EIDAS : 

1. Signature simple : elle associe un identifiant au signataire (comme une adresse e-mail). Facile à utiliser, elle convient pour des documents sans forts enjeux juridiques.
2. Signature avancée : elle lie la signature au signataire via un certificat numérique et prouve l’intégrité du document. Plus sécurisée, elle s’adapte aux contrats et accords importants.
3. Signature qualifiée : la plus sécurisée, elle repose sur un certificat délivré par une autorité reconnue. La signature électronique qualifiée garantit un haut niveau de fiabilité et équivaut à une signature manuscrite devant un tribunal.

Contrats d’embauche ou avenants, accords commerciaux, déclarations, factures ou autorisations en ligne : la signature électronique en ligne permet de conclure tous vos accords à distance avec des process plus rapides et parfaitement adaptés aux besoins modernes.

Cachet et signature électronique : quelles différences ?

Bien que le cachet et la signature électronique soient tous deux des outils pour garantir l’authenticité des documents numériques, ils répondent à des besoins distincts. Ainsi, la définition de la signature électronique implique de prouver l’identité d’une personne et son consentement à un document, qu’il s’agisse d’un contrat ou d’une approbation. Elle engage son auteur à titre personnel.

Le cachet électronique, en revanche, certifie l’origine d’un document en attestant qu’il a été émis par une organisation. Il n’implique pas de consentement humain, mais il garantit l’intégrité et l’authenticité au nom d’une entreprise ou d’une administration.

Faire une signature électronique est donc préféré par des individus, que ce soit pour signer un contrat de travail, un accord ou une autorisation. Elle associe un signataire humain au document. Le cachet électronique s’adresse aux organisations. Il est utile pour sceller des factures, des rapports ou des documents administratifs. Par exemple, une entreprise peut utiliser un cachet pour certifier que ses factures proviennent bien de ses services et n’ont pas été modifiées après émission.

Quand utiliser un cachet électronique et quand utiliser une signature électronique ?

Cas où le cachet électronique est privilégié

Le cachet électronique s’impose lorsque l’objectif est de certifier l’origine et l’intégrité d’un document au nom d’une organisation : 

• Factures électroniques : garantir que les documents proviennent bien de l’entreprise et qu’ils n’ont pas été modifiés.
• Rapports officiels : certifier qu’un rapport émis par une administration ou une entreprise est authentique.
• Bulletins de paie numériques : valider leur émission par un service RH sans associer une personne spécifique.

Cas où la signature électronique est plus adaptée

La signature électronique est utilisée pour engager une personne dans une relation contractuelle ou valider une approbation personnelle. Elle engage juridiquement une personne et confirme son adhésion au contenu du document : 

• Contrats de travail : signez et faites signer rapidement des documents légaux à distance.
• Accords commerciaux : finalisez des partenariats ou des devis en ligne, en toute sécurité.
• Formulaires administratifs : apportez votre consentement personnel sur des déclarations ou des autorisations.

Les avantages du cachet et de la signature électronique pour les entreprises

Sécurité et conformité légale

Le cachet et la signature électronique garantissent une sécurité renforcée pour les documents d’entreprise. Conformes aux réglementations comme le règlement eIDAS, ils assurent l’authenticité des échanges et la validité juridique des documents numériques. En cas de litige, ces outils offrent une preuve irréfutable grâce à des certificats numériques et des horodatages qualifiés, indispensables pour répondre aux exigences légales !

Gain de temps et réduction des coûts

Fini les impressions, les envois postaux et les signatures manuscrites longues à obtenir. Avec le cachet et la signature électronique, les processus sont automatisés et instantanés, même à distance. Ce gain de temps se traduit par une réduction des coûts opérationnels, tout en accélérant la validation des contrats, factures ou rapports. Et pour tout ce qui est gestion du délai de rétractation de la signature électronique, pas d’inquiétude : tout sera pris en charge par votre outil.

Prévention de la fraude et de la falsification

Enfin, en sécurisant les documents avec des technologies cryptographiques avancées, le cachet et la signature électronique protègent contre les tentatives de fraude et de falsification. Ils garantissent que les documents n’ont pas été altérés après émission et qu’ils proviennent bien des signataires ou organisations annoncés. Ces outils renforcent la confiance dans les transactions et les relations professionnelles.

Certigna, votre partenaire pour mettre en place le cachet et la signature électronique

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