Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

De nombreuses entreprises procèdent à la dématérialisation de leurs processus métiers et la signature électronique fait partie intégrante de cette dynamique en participant à l’accélération des opérations quotidiennes et à la réduction des coûts. Avec la solution de signature électronique Certigna SIGN, les entreprises et administrations peuvent signer électroniquement tous leurs documents de manière sécurisée, accélérant ainsi leurs différents processus métiers.

Mais concrètement, qu’est ce qu’une signature électronique ?

Les différentes définitions de la signature électronique

La définition du dictionnaire

La signature électronique est un dispositif utilisé pour assurer la véracité d’un document numérique et destiné à authentifier l’identité de son signataire. Rattachée aux informations issues d’une technique de chiffrement de données, cette technologie vient remplacer la signature manuscrite sur papier. D’ailleurs, cette forme de signature est devenue courante dans de nombreuses opérations administratives ou commerciales et dispose d’une véritable valeur légale.

Notre définition de la signature électronique

La signature électronique est une méthode utilisée pour signer des documents de manière 100 % électronique, souvent utilisée dans les transactions en ligne et les échanges de documents numériques. Elle assure le lien entre le document numérique signé et le(s) signataire(s).

Les confusions autour de la signature électronique

Signature électronique manuscrite

La signature électronique manuscrite représente une version numérique de la signature graphique de son signataire. Bien que cette forme conserve un aspect personnel, sa valeur juridique est très limitée voire même absente. En effet, les documents numériques qui présentent une graphie n’offrent pas de garantie sur l’intégrité des données et l’identité du signataire. De plus, la signature électronique manuscrite est facilement falsifiable ou copiable à l’aide de logiciels de retouche d’image par exemple. Ce n’est pas la visualisation de la signature électronique qui donne la valeur juridique à un document mais les procédures techniques et organisationnelles, apportées par un tiers de confiance qualifié qui garantissent l’intégrité du document, l’identité du signataire et le lien entre les deux. 

Qu’est-ce qui n’est pas une signature électronique ?

Les images scannées depuis un support papier, les cases à cocher ou encore les noms à taper au bas d’un document ne doivent pas être considérés comme des signatures électronique 

Comment fonctionne la signature électronique ?

La signature électronique fonctionne de la façon suivante :

• Prise d’un empreinte du document (Hachage ou Hash) :  le document à signer passe à travers une fonction de hachage, qui génère une empreinte numérique  du document. Cette empreinte est unique pour chaque document, même pour de petites modifications.
• Création de la signature : le signataire utilise une clé privée pour chiffrer l’empreinte du document. Cette opération crée ce qu’on appelle la signature numérique. La clé privée est généralement associée à un certificat numérique qui atteste de l’identité du signataire.
• Mise en forme de la signature : le document original, la signature numérique et le certificat du signataire sont alors regroupés dans un conteneur électronique (le plus souvent un fichier au format PDF). Ensuite, pour s’assurer que la signature est valide, le destinataire utilise la clé publique (présente dans le certificat) associée à la clé privée du signataire pour déchiffrer la signature numérique et obtenir l’empreinte du document. Ensuite, il calcule lui-même l’empreinte du document reçu. S’ils correspondent, cela signifie que le document n’a pas été altéré depuis sa signature. Cela peut sembler très complexe mais avec un fichier PDF signé électroniquement, cette opération est réalisée automatiquement par Acrobat Reader et le résultat de la signature de cette vérification est affiché sous une forme lisible et compréhensible via un bandeau en haut du document indiquant si la signature est valable (coche verte) ou non (coche rouge).
• Authentification : en plus de s’assurer que le document n’a pas été modifié, il faut s’assurer de l’identité du signataire en contrôlant son certificat électronique. Il peut être vérifié auprès de l’Autorité de Certification (AC) de confiance qui a émis le certificat.

Ce processus garantit l’intégrité du document signé, puisque toute modification ultérieure du document altérerait son empreinte et rendrait la signature invalide. De plus, il assure également l’identité du signataire, car seul le possesseur de la clé privée associée au certificat numérique peut créer une signature valide.

 « Signer électroniquement » : quels sont les avantages ?

Rapide, gagnez du temps en signant en quelques clics

La signature électronique offre rapidité et simplicité pour signer des contrats ou des documents en ligne. Depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette, chaque intervenant peut signer ses documents en quelques clics partout et à tout moment. 

Cette approche élimine les délais liés aux traitements, à l’envoi de documents papier, à leur réception une fois signés ainsi qu’à leur réintégration dans le système d’information, améliorant l’efficacité opérationnelle et réduisant les coûts au sein d’une entreprise. 

Facile, signez où et quand vous le souhaitez

Contrairement à la signature manuscrite sur papier, l’approbation et la signature électronique d’un document peut se faire depuis n’importe quel endroit (de chez soi, dans les transports…).

Intégrée à vos applicatifs métiers ou accessible depuis un portail web, la mise en signature électronique d’un nouveau document peut se faire au bureau ou en télétravail. Elle s’adapte parfaitement aux nouveaux modes de travail hybride.

Économique et responsable

Sur le plan économique, l’utilisation de la signature électronique présente de nombreux avantages. De manière évidente, elle permet de réduire l’utilisation du papier et de l’encre. Mais elle diminue surtout les tâches manuelles liées à la manipulation du papier, elle supprime les coûts d’envoi et de distribution (dans les deux sens) et elle permet l’optimisation de la productivité des équipes, focalisant leur temps de travail sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.  Enfin, elle accompagne votre démarche RSE et participe à la l’image de modernité de votre activité.

La signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite

En utilisant les signatures électroniques au sein de leur structure, les dirigeants d’entreprise doivent s’assurer avant tout que la signature électronique en question leur apporte une garantie juridique. En effet, l’article 1366 du Code civil français stipule que : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve qu’il puisse dûment identifier la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité du message ». Pour disposer des mêmes effets juridiques que les signatures manuscrites, les signatures électroniques doivent répondre à certaines conditions, notamment :

• Assurer l’identité du signataire
• Assurer l’intégrité du document (attester qu’il n’a subi aucune modification depuis la réalisation de la signature)
• Prouver le lien existant entre le document électronique et son signataire

Cette approche est défini au sein du règlement européen eIDAS et la mise en application se base sur les normes de signature ETSI (Institut européen des normes de télécommunications). Selon le niveau d’identification du signataire et les moyens technologiques utilisés, il est possible de mettre en œuvre 3 niveaux de signatures : simple, avancé, qualifié.

Ne limitez pas votre digitalisation à la signature électronique

La signature électronique dépasse le simple cadre de la signature des documents et des contrats. Elle participe grandement à la digitalisation des processus « métier » au niveau d’une entreprise.

D’autres solutions complémentaires peuvent vous aider à accélérer votre transformation numérique et optimiser vos opérations quotidiennes :

• Certigna VERIF ID : solution de vérification d’identité à distance
• Certigna GLOBAL XP : plateforme modulaire dédiée à la confiance numérique dans vos parcours digitaux

Certigna GLOBAL XP est notre solution tout-en-un. Elle intègre différents modules technologiques qui vous permettront de créer des parcours sur-mesure alliant contrôles documentaires, vérification d’identité, signature électronique et archivage électronique. Non seulement Certigna GLOBAL XP vous permettra de gagner en efficacité dans vos activités, mais elle vous aidera dans la gestion de vos documents et de vos procédures dématérialisées. Vous pourrez ainsi exploiter pleinement les avantages de ces technologies dans vos processus métiers.