Signature électronique qualifiée : sécurité et conformité maximale

Qu’est-ce qu’une signature électronique qualifiée ?

Les critères de la signature électronique qualifiée

La signature électronique qualifiée (QES) représente le niveau le plus élevé de sécurité juridique en matière de signature électronique. Elle garantit une identification claire et vérifiable du signataire, empêchant ainsi toute forme d’usurpation.

Cette forme de signature est juridiquement reconnue au même titre que la signature manuscrite. Elle est considérée comme incontestable comme preuve en justice. Malgré sa complexité technique, elle est soutenue par un certificat électronique qualifié, délivré par une autorité de certification reconnue, qui confirme l’identité du signataire et relie directement ce dernier au document signé. 

En cas de contestation, la signature électronique qualifiée bénéficie d’une présomption de fiabilité, ce qui inverse ainsi la charge de la preuve. De plus, cette signature électronique garantit que le document associé ne peut être altéré après la signature, grâce à un lien fort et sécurisé entre le signataire et le document.

Signature qualifiée et réglementation eIDAS

La signature électronique qualifiée est encadrée par le règlement européen eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services). Il s’agit d’un cadre légal qui harmonise les pratiques de signatures électroniques au sein de l’Union européenne, afin de garantir leur reconnaissance juridique dans tous les États membres.  

Selon eIDAS, la QES est la seule signature électronique qui bénéficie d’une équivalence juridique avec la signature manuscrite. Pour être qualifiée, une signature doit :  

• reposer sur un certificat électronique qualifié, délivré par une autorité de certification accréditée ;
• être créée à l’aide d’une solution de signature électronique qualifiée, avec un contrôle exclusif par le signataire ;
• garantir l’intégrité du document signé, empêchant toute modification après apposition de la signature.

Les avantages de la signature électronique qualifiée pour les entreprises

Optimisation des processus 

Avec l’augmentation du télétravail, signer physiquement des documents devient plus compliqué : la signature électronique est alors essentielle pour simplifier les procédures. Les systèmes permettent de signer numériquement sur tout type de document électronique (que ce soit depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette). Ce niveau d’accessibilité offre une intégration transparente dans divers environnements de travail, pour une efficacité opérationnelle maximale.

Accélération des délais

L’usage de la signature électronique qualifiée réduit significativement les délais par rapport aux transactions “papier”, qui nécessitent souvent la coordination de plusieurs parties. D’après une étude de YouGov, 87 % des décideurs utilisateurs de signature électronique affirment gagner entre plusieurs heures et plusieurs jours et ce, peu importe la taille de l’entreprise.

Réduction des erreurs et meilleure conformité

L’adoption de signatures numériques réduit les erreurs les plus courantes sur les documents manuels, comme les oublis de signatures ou les pages manquantes. Forrester a constaté que les entreprises utilisant la signature électronique qualifiée diminuent le taux de dossiers incomplets de 50 % à 5 %. Quant au délai de rétractation en signature électronique, il est le même que pour la signature classique manuscrite.

Amélioration de l’expérience client et de l’engagement des employés

Pour les entreprises, il est essentiel d’offrir une expérience client agréable pour satisfaire et fidéliser. Or, un processus de contractualisation en ligne fluide améliore cette satisfaction : d’après Hubspot, 93 % des clients sont susceptibles de faire des achats répétés avec des entreprises qui offrent un excellent service à la clientèle, ce qui s’applique également aux services numériques comme la signature électronique qualifiée. 

Comment fonctionne la signature électronique qualifiée ?

Comment faire une signature électronique ? La signature électronique qualifiée est donc le niveau le plus sécurisé et formellement reconnu, tant techniquement que juridiquement par l’article 1367 du Code civil. Elle exige:

• L’obtention d’un certificat de signature électronique qualifié : Ce certificat doit être émis par une autorité de certification reconnue ou un prestataire de services de confiance (TSP).
• Un dispositif sécurisé de création de signature : par exemple une clé USB  ou un dispositif type HSM (Hardware Secure Module) utilisé par les prestataires de services de confiance.

Les cas d’usage de la signature numérique qualifiée

La signature électronique qualifiée convient particulièrement aux transactions à haut risque ou celles encadrées par des normes juridiques strictes (qui varient toutefois selon les pays). Elle est principalement utilisée pour :

• Actes notariés : documents légaux formalisés par des notaires, huissiers de justice ou commissaires-priseurs.
• Documents juridiques : les statuts de société, contrats de cession d’actions ou de parts sociales, contrats de vente de fonds de commerce ou les PACS (tous rédigés par des avocats).
• Transactions internationales : les souscriptions de produits financiers ou les opérations bancaires qui s’effectuent au sein de l’Union européenne.
• Marchés publics : dans le cadre de procédures dématérialisée.

Pour d’autres types de documents, l’usage de la signature électronique qualifiée n’est pas obligatoire. Une signature électronique avancée ( moins chère et plus flexible pour les utilisateurs) offre une sécurité suffisante.

Choisir un prestataire de signature électronique qualifiée

Certigna se distingue par son expertise de signature et sa conformité avec les normes strictes eIDAS : accédez à une solution de signature électronique hautement sécurisée. Notre service permet une authentification fiable de l’identité du signataire et assure l’intégrité des documents signés. Avec Certigna, facilitez tous vos processus de signature pour tous types de documents, que vous soyez dans des secteurs très réglementés (finance, santé, immobilier) ou non : les 3 niveaux de signatures numériques sont accessibles pour répondre aux besoins de tous les professionnels !