Signature électronique d’un contrat de travail : sécurisez et accélérez vos processus RH !

Pourquoi utiliser la signature électronique pour un contrat de travail ?

L’utilisation de la signature électronique pour un contrat de travail constitue une solution rapide, sécurisée et efficace qui élimine les contraintes associées à la signature papier ! En effet, les services RH passent en moyenne 40 % de leur temps à gérer des tâches administratives, dont une partie significative est consacrée à la gestion des contrats de travail. En optant pour une solution de signature électronique, les entreprises peuvent réduire considérablement les délais de signature, diminuer les coûts administratifs et améliorer la traçabilité des documents signés. 

De plus, la signature électronique est conforme aux exigences légales en vigueur (notamment les réglementations comme l’eIDAS en Europe), ce qui garantit la validité juridique des contrats. Sur le plan opérationnel, elle facilite la gestion centralisée des contrats, augmente la réactivité des services RH et permet aux collaborateurs de signer les documents à distance, un avantage précieux dans le cadre du télétravail.

Signer électroniquement un contrat de travail : que dit la loi ?

La signature électronique pour un contrat de travail est désormais une alternative pleinement reconnue à la signature manuscrite, en accord avec les dispositions légales en vigueur. En France, le contrat de travail peut être rédigé et conservé sous forme numérique conformément à l’article 1174 du Code civil. Cette transition vers le numérique est facilitée par le règlement européen eIDAS (n°910/2014), qui encadre strictement la signature électronique, assurant ainsi sa validité juridique sous certaines conditions.

Dans la définition d’une signature électronique, on identifie des critères précis pour qu’elle soit reconnue légalement :

• Intégrité du document : le contenu du contrat doit rester inchangé après la signature.
• Identification du signataire : le procédé doit permettre de vérifier l’identité du signataire de manière fiable.
• Lien entre le signataire et le document signé : il est nécessaire d’avoir la garantie que la personne identifiée soit bien lié au document signé et que ce dernier n’ait pas été modifié après signature. 

En France, les autorités de certification sont supervisées par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information), et elles assurent que les outils de signature électronique respectent ces exigences. Grâce à ces dispositifs, les signatures électroniques qualifiées apposées sur les contrats de travail apportent une valeur juridique équivalente à celle d’une signature manuscrite, ouvrant la voie à une gestion plus moderne et efficiente des contrats.

Les différents types de signatures électroniques et leurs applications

Il existe différents types de signatures électroniques, chacun adapté à des niveaux de sécurité et des contextes juridiques spécifiques : 

• Signature électronique simple : c’est le niveau le plus basique, utilisé principalement pour des documents à faible risque de contestation (comme les bons de commande ou les consentements simples). Elle ne requiert pas d’identification stricte du signataire, ce qui en fait une option rapide mais moins sécurisée.
• Signature électronique avancée : ce niveau exige une identification plus rigoureuse du signataire. Elle inclut des mesures supplémentaires pour garantir la fiabilité de la signature. Elle est couramment utilisée pour des documents légaux ou contractuels qui nécessitent de renforcer la garantie de l’identité du signataire, comme les contrats de travail temporaire ou pour la signature d’une promesse d’embauche.
• Signature électronique qualifiée : c’est le niveau le plus élevé de signature électronique, avec une sécurité maximale et une reconnaissance juridique complète. Pour être valide, elle doit être réalisée avec un dispositif de création de signature électronique qualifiée (QSCD) et un certificat qualifié délivré par une autorité de certification agréée. Ce type de signature est requis pour les documents à enjeu juridique très élevé, comme les transactions financières ou les actes notariés.

Comment choisir le bon type de signature électronique pour un contrat de travail ?

En intégrant la signature électronique dans le processus d’embauche, les entreprises peuvent accélérer la finalisation des contrats, souvent en moins de 24 heures, contre plusieurs jours ou semaines avec des processus traditionnels​.

Cependant, lorsqu’il s’agit de la signature électronique RH de contrats de travail, il est crucial de choisir une signature électronique qui offre une sécurité et une conformité juridique suffisantes. En général, une signature électronique avancée ou qualifiée est recommandée pour ce type de document.

La signature avancée assure une identification fiable du signataire et l’intégrité du document, ce qui est souvent suffisant pour la majorité des contrats de travail. Cependant, dans des contextes où la sécurité juridique maximale est requise (notamment pour des contrats internationaux ou des postes sensibles), la signature électronique qualifiée peut être préférable.

L’utilisation d’une solution qualifiée, comme celles proposées par des fournisseurs reconnus comme Certigna, garantit que les signatures électroniques répondent aux normes les plus strictes en matière de sécurité et de conformité. Cela protège les parties contractantes, mais assure également que les documents signés seront légalement contraignants et acceptés en cas de litige. Le choix du type de la signature électronique en ligne doit donc toujours être guidé par des critères comme la sensibilité du document, le risque de contestation et les exigences réglementaires spécifiques du secteur ou du pays concerné.

Intégrez la signature électronique dans votre processus RH avec Certigna

Avec l’utilisation du portail de signatures de Certigna, profitez de tous les avantages de la transformation digitale, simple et rapide à mettre en œuvre : modernisez et fluidifiez vos processus RH, notamment la gestion des documents administratifs. Avec la signature électronique d’un contrat de travail, les documents peuvent être envoyés, signés et archivés de manière sécurisée via des plateformes dédiées, ce qui simplifie le suivi des contrats et améliore l’expérience des nouveaux collaborateurs.

La solution de Certigna propose des fonctionnalités avancées qui facilitent cette intégration. Elle garantit la validité juridique des signatures conformément aux normes eIDAS, offre une interface intuitive pour les utilisateurs et assure un archivage sécurisé des contrats signés. Ces fonctionnalités permettent de centraliser et sécuriser les processus RH, tout en réduisant les risques liés à la gestion des documents.

Un exemple concret est celui d’une entreprise technologique ayant adopté la solution de Certigna, qui a réussi à réduire de 50 % le temps de traitement de ses contrats de travail, tout en renforçant la sécurité et la conformité de ses processus. Cette transformation a permis à l’entreprise de gagner en efficacité et de garantir une meilleure protection juridique !